为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，特制订本办法。
第一条 新生入学档案管理
（一）本科新生档案：
1.新生个人档案经原所在学校密封后移交至我校，由学生现所属学院统一收集齐全后，按照程序移交到学生工作部（处）进行集中保管。
2.本科新生档案移交进行集中保管之前，各学院应按照本办法的要求进行整理，归档移交。
3.本科新生档案移交归档后，由学生工作部（处）进行整理，更换为统一的专用档案袋，逐一排序入柜。
（二）研究生新生档案：
1.研究生新生档案按照调档函要求转至研究生院进行集中保管。研究生新生档案由研究生院统一归档入柜。
2.定向和委培的学生，递交定向培养合同书，经我校审核通过后，个人档案可留存在原单位。
3.新生档案原则上由原所在单位、工作单位或人才市场邮寄，特殊情况需本人携带的，必须保证档案的完整性。凡破损或密封条毁坏的档案，学校有权拒收。
（三）保留入学资格的学生可在正式入学时再将档案调入学校；已办理放弃入学资格的学生不得将档案调入。
第二条 毕业生离校档案管理
（一）毕业生应填写《贵州省普通高等学校毕业生就业协议书》，并在其中准确注明档案有效转寄地址，我校根据其地址进行档案移交手续。有变更转寄地址的毕业生，应在规定时间内按程序向相关部门（本科生向招生就业处申请、研究生向研究生院）申请变更。
（二）研究生中委培和定向学生的档案原则上应转回委培定向单位，若需变更档案邮寄地址，需委培定向单位出具《解约函》，同时递交《解除定向委培协议申请书》和《更改培养方式申请表》，经学校审核通过后，方可变更。
（三）就业单位对毕业生进行政审、阅档等，须持单位介绍信、工作证、身份证等有效证件，经学生档案管理人员同意后方可查阅。
（四）为了确保档案安全，毕业时未就业的本科学生，学生工作部（处）根据招生就业处提供档案邮寄地址，在规定的时间内将毕业生档案寄离；毕业时未就业的研究生，研究生院将根据贵州省大中专毕业生就业信息管理系统自动生成生源地档案代理/托管单位，在学校规定的时间内将毕业生档案寄离。毕业生可根据我校学生档案管理部门提供的邮寄单号，及时到相关单位查收个人档案。未查到档案的毕业生，请及时到我校学生档案管理部门查询。
第三条 学生档案查阅管理
（一）学生就业单位，因工作需要查阅学生档案的，应当持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查阅内容及目的，方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案，并按规定予以登记。
（二）学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《学生档案借阅审批表》，经学院批准后方可办理借阅手续。借阅时间不得超过7天，若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录，核对档案材料无误后归档。
（三）查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
（四）学生本人不得查（借）阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的，须由本人提交书面申请，说明具体材料名称和使用目的，经学院批准后，由档案管理人员按规定办理。
第四条 学生遗留档案管理
（一）学生毕业后，学校一般不再留存学生档案，有特殊原因的，需要按学校要求，填写《毕业生档案缓寄申请表》和《毕业生档案暂存学校申请书》，经审核通过后方可暂存我校，原则上保管期限不超过2年。学生离校后应及时与学生档案管理部门联系落实档案去处。
（二）毕业生档案办理提档时，须提供身份证原件及复印件，以及由就业单位或人才市场出具的《调档函》，由学生本人或被委托人前来办理提档手续；委托他人办理者，除上述材料外，还需提供手写的《委托授权书》以及被委托人的身份证原件及复印件。
（三）转学、退学学生，凭借转学、退学正式文件和本人身份证原件及复印件办理提档手续。
第五条 具体要求
（一）新生档案移交
各学院对新生档案按照学号顺序进行清点，打印学生名单，移交档案清册，履行移交手续，在规定时间内，本科新生档案移交至学生工作部（处）学生档案室。 研究生新生档案移交至研究生院。
（二）本科毕业生档案移交
本科学生档案材料总体上包括两部分：学生高中档案，学生大学期间学籍档案。两部分档案由学生工作部（处）学生档案室整理后，合并为最终档案。
1.学生高中档案。该部分档案由各学院核查无误后，移交到学生工作部（处）学生档案室统一封装。
2.学生大学期间学籍档案。学生学籍档案为学生必备档案，分装工作由各学院独立完成。每人一册，在其封面粘贴《贵州财经大学学生档案归档目录》（见附件），在归档时一一核对无误后密封加盖学院公章，并在规定时间内移交学生工作部（处）。
（三）研究生毕业生档案移交
研究生档案材料总体上包括三部分：研究生入学前原始档案、研究生学籍档案、研究生党团相关档案。三部分档案由各学院和研究生院整理后，合并为最终档案。
1.研究生入学前原始档案。该部分档案由各学院核查无误后，移交至研究生院统一封装。
2.研究生学籍档案。研究生学籍档案为研究生必备档案，分装工作由各学院独立完成。研究生学籍档案分为两个部分，一部分由各学院单独使用一个档案袋，在其封面粘贴《贵州财经大学研究生学籍档案归档目录（一）》，在归档时一一核对无误后密封盖章并及时移交研究生院。另一部分由各学院根据学校档案馆档案制作规范，将《贵州财经大学研究生学籍档案归档目录（二）》中的材料移交档案馆。
3.研究生党团相关档案，包括研究生期间入党和党员转正相关材料，以及获奖相关材料。研究生期间入党相关材料由各学院党团负责人整理之后，按要求送交研究生院归入档案；研究生“获奖相关材料”由研究生院提供。若上述事项未发生，则无需归档。
（四）毕业生档案邮寄
本科毕业生档案邮寄地址由招生就业处核实完善，在规定时间内提交给学生工作部（处）邮寄档案；研究生毕业生档案由研究生院核实完善邮寄地址并在规定时间内寄出。
第六条 本办法自发布之日起施行。学校原有或其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第七条 本办法由学生工作部（处）、研究生院负责解释。
